Datenschutz: E-Mail mit offenem E-Mail-Verteiler vermeiden

Auch Privatpersonen sollten bei solchen E-Mails mit mehr als einem Empfänger aufpassen, denn auch Privatpersonen können im Fall sich wiederholender Datenschutz-Verletzungen betroffen sein von Sanktionen der Gerichte. Diese Form des Datenschutzverstoßes ist der Klassiker unter den Datenschutzverletzungen. Gemäß der DSGVO sollen Bußgelder wirksam, abschreckend und verhältnismäßig sein.

Doch worum geht es konkret: Aus den Inhalten des „CC“ können die Empfänger und Empfängerinnen einer E-Mail erkennen, welche E-Mail-Adressen die Nachricht ebenfalls erhalten haben. In den meisten Fällen besteht eine E-Mail-Adresse aus personenbezogenen Daten. Enthalten sind häufig der Vorname, der Nachname oder gar Geburtstags-Informationen.

Formal gesehen, dürfen E-Mail-Adressen (also personenbezogenen Daten) nur an Dritte weitergegeben werden, wenn es hierfür eine Rechtsgrundlage gibt. Im privaten Umfeld, mögen offene Verteiler noch in Ordnung sein. Da braucht man nicht über Rechtsgrundlagen nachzudenken, doch im Bereich von Vereins- oder Ehrenamtstätigkeiten, oder gar im beruflichen Umfeld sieht das ganz anders aus. Die Rechtsgrundlage kann zum Beispiel eine Einwilligung zur Datenübermittlung sein. Hinzukommt, dass der gesamte E-Mail-Verlauf offengelegt wird. Dies kann zu den folgenden Problemen führen:

• Die Empfänger wollen nicht, dass Dritte die eigene E-Mail-Adresse kennen oder
• der E-Mail-Verlauf enthält personenbezogenen Daten, welche ebenfalls nicht für Dritte bestimmt sind.

In Sicherheit wiegen können sich am Ende nicht alle Personen, denn es wurden in der Vergangenheit auch schon Privatpersonen zu hohen Strafen verurteilt. Hintergrund: Die Gerichte fanden zum Beispiel Anhaltspunkte für die kommerzielle Verwendung von E-Mails.

Handlungsempfehlung zur Vermeidung von Fehlversendungen an Dritte

Datenschutzverletzungen finden bei der Nutzung von E-Mail-Verteilern in den aller meisten Fällen unbeabsichtigt statt. Es liegen häufig Unwissenheit oder ein schlichtes Versehen vor. Viele Nutzer wissen also nicht, dass es sich bei E-Mail-Adressen in der Regel um personenbezogene Daten handelt. Aus diesem Grund werden E-Mail-Adressen häufig frei von Argwohn in das „An“ oder „CC“-Feld eingetragen. Dadurch sind dann allen Empfängern schnell alle anderen Empfängerinformationen bekannt.

Der Ausweg: Es gibt die Möglichkeit Empfänger-E-Mail-Adressen im „BCC“-Feld einzutragen. Dadurch sind die Empfänger nicht mehr sichtbar.

Die Adressfelder einer E-Mail sind wie folgt aufgeteilt:

An: Hier wird die E-Mail-Adresse des direkten Empfängers eingetragen. Die E-Mail-Adresse ist für alle Empfänger erkennbar. Eine Reaktion auf die erhaltene E-Mail wird nur vom direkten Empfänger erwartet.

CC (Carbon Copy): Dieses „CC“-Feld bedeutet, dass jeder Empfänger sehen kann, wer die Kopie der E-Mail bekommen hat. Der Empfänger der Kopie erhält die E-Mail nur zur Kenntnisnahme.

BCC (Blind Carbon Copy): Hier wird die Übermittlung der E-Mail-Adressen an die Empfänger anonymisiert. Keiner der Empfänger aus der E-Mail kann erkennen, an welche weiteren Empfänger diese E-Mail versendet wurde. Deshalb nennt man dieses Feld auch „Blindkopie“. Dieses Feld kann für größere Verteiler verwendet werden (z.B. Newsletter-Versand).